用外贸软件提高国际贸易成功率
摘要：国际贸易的成功率的高低，很多时候都是取决于“微操作”是否到位，如良好的客户关系的建立，大量有效工厂、货物资料的储备，拼柜控制，利润控制等等很多方面。而当前很多外贸管理软件可以做到的就是可以有效地控制这些微操作，提高这些操作的处理效率和准确性，减少很多人为的很多不必要的损失，提高国际贸易的成功率。
关键词：外贸软件，国际贸易，外贸业务，我的外贸通
利用企业管理软件来对各类资料进行管理，利用企业管理固有的、格式化的流程来定制企业的管理模式，这些都已经成为企业员工提高工作效率，企业本身得到规范化管理的最行之有效的辅助管理手段之一，这样做最终的意义也就是加强了国际贸易的稳定性，提高了国际贸易的成功率。
就外贸管理软件本身，其常见的功能分别有以下几块：（1）客户管理；（2）工厂管理；（3）货物管理；（4）报价单管理；（5）出口合同管理；（6）单证管理；（7）工厂采购合同管理；（8）业务状态管理。本文中将以扬州市誉扬软件有限公司的外贸软件产品——《我的外贸通V2.23》作为示例演示。
一、客户管理
有客户是国际贸易进行的前提，维持好与客户的关系也显得相当重要。因此方便的查询到客户的联系资料、查询到曾经给客户的报价时的货物价格记录、查询到给客户的出货时的货物价格记录，甚至包括与客户的每笔报价与出货记录、总交易额等就成为了外贸业务中客户关系管理的一个重要环节。下面用文字说明一下，结合《我的外贸通》来说明客户资料管理的几个必要的步骤。
(1)创建客户资料，这与建立一个人的资料档案的性质类似，目的是记录客户的基本信息，以及与客户一起的“成长历程”。
软件中的使用说明：
a、“客户编号”软件可以自动生成编号，当然用户也可以更改，这是用来唯一标识。
b、浅黄色背景的数据输入项为必填项，如果在数据保存时用户没有输入则软件会提示输入。
(2)客户资料查询，目的是为了快速、方便、准确的查询到指定的客户资料。
软件中的使用说明：
a、快速编号查询、向前、向后、最前、最后逐条方式查询客户资料。
b、利用查询模块，可以按编号、客户名称、公司名称等资料进行精确匹配或模糊匹配方式进行查询。
(3)信息统计，目的是为了掌握与客户的报价记录、客户交易记录、传真记录以及交易次数、交易金额等。
软件中的使用说明：软件中分设了相应栏目，用户可以通过双击打开相应记录的详细信息。
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二、工厂管理
当需要查询工厂的各种联系资料、工厂某些货物的历史报价信息、与工厂历次交易情况、总交易次数、总交易额等信息时，你就有工厂资料管理功能的需求。
(1)创建工厂资料，与建立客户资料方式同。
软件中的使用说明：
a、“工厂编号”软件可以自动生成编号，当然用户也可以更改，这是用来唯一标识。
b、浅黄色背景的数据输入项为必填项，如果在数据保存时用户没有输入则软件会提示输入。
(2)工厂资料查询，目的是为了快速、方便、准确的查询到指定的工厂资料。
软件中的使用说明：
a、快速编号查询、向前、向后、最前、最后逐条方式查询工厂资料。
b、利用查询模块，可以按编号、工厂名称、联系人等资料进行精确匹配或模糊匹配方式进行查询。
(3)信息统计，目的是为了掌握工厂生产的货物情况，报价情况，与工厂的采购记录、传真记录以及交易次数、交易金额等。
软件中的使用说明：软件中分设了相应栏目，用户可以通过双击打开相应记录的详细信息。
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三、货物管理
在外贸管理软件中，货物资料管理的功能的健全性是整个外贸软件系统健全性的一个体现，在货物资料管理中需要涉及很多方面的内容，如货物的历史报价信息、货物的重量、体积、集装箱装量信息、每次给客人出货时的价格信息、每次客人对货物具体要求的信息等，以及货物采购的历次信息、货物库存信息等。而这之中能反映货物管理功能健全的主要体现在记录每次给客人报价的信息、记录每次客人对货物具体要求的信息、货物库存信息这三个方面。
(1)创建货物资料，如果是全新的货物资料，用户需要输入相应的必要信息；如果是与已有货物资料类似的资料，用户可以通过调出已有资料进行再次保存并输入新编号来创建新的资料，此法简称“资料复制”。
软件中的使用说明：
a、“货物编号”是此数据库中唯一标识这个货物的编号，可以与工厂货号同。
b、浅黄色背景的数据输入项为必填项，如果在数据保存时用户没有输入则软件会提示输入。
c、“中文规格”是用来记录货物资料的备注信息，如客人每次对该货物的要求信息等，系统在生成工厂采购合同时需要使用。
(2)货物资料查询，目的是为了快速、方便、准确的查询到指定的货物资料。
软件中的使用说明：
a、快速编号查询、向前、向后、最前、最后逐条方式查询工厂资料。
b、利用查询模块，可以按编号、中文品名、中文规格、供货商、工厂货号等资料进行精确匹配或模糊匹配方式进行查询。
(3)信息统计，目的是为了掌握货物的库存情况，工厂历次报价情况，给客人历次的报价情况、该货物出货的情况、每次出货的客人要求，以及与工厂的采购情况等。另外系统会根据货物箱体的长、宽、高结合集装箱的尺寸自动计算货物体积、集装箱装量。
软件中的使用说明：软件中分设了相应栏目，用户可以通过双击打开相应记录的详细信息。
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四、报价单管理
待续，谢谢大家支持，请继续关注！
